Legalización de documentos

Procedimiento general de legalización de documentos:

Paso 1

El solicitante necesita presentar el documento a una Notaría Pública de China para notarizarlo y traducirlo oficialmente al español.

Debido al vasto territorio de China y su gran número de notarios, la Sección Consular de la Embajada de Costa Rica no cuenta con la lista de todas las notarías públicas de China. El solicitante debe buscar y escoger la Notaría Pública más cercana. El solicitante podrá visitar a la página web del Buró de Justicia de cada provincia o ciudad para encontrar la lista de las Notarías Públicas. La Sección Consular de la Embajada de Costa Rica en China no interfiere en este proceso.

Los certificados de libre venta, certificado de tecnología de producto, entre otros documentos comerciales, también pueden ser autenticados por el Consejo Chino para el Fomento del Comercio Internacional (CCPIT). De estos también se debe adjuntar la traducción al español. Para más información favor consultar directamente al CCPIT.

Paso 2

Después de terminar los procesos en la Notaría Pública, el solicitante debe presentar el documento notarizado a la Oficina de Legalización del Departamento Consular del Ministerio de Relaciones Exteriores de China para legalizarlo. Este proceso se puede realizar en las oficinas autorizadas por el Ministerio de Relaciones Exteriores de China (Foreign Affairs Office) ubicadas en cada provincia o ciudad.

Podrá encontrar más información y la lista de todas oficinas autorizadas en la página web del Ministerio de Relaciones Exteriores de China.  http://cs.mfa.gov.cn/wgrlh/lsrz/lsrzjjs/

Paso 3

Los documentos se enviarán a la Sección Consular de la Embajada de Costa Rica en China a través del Ministerio de Relaciones Exteriores para seguir los procesos. La Sección Consular de la Embajada NO aceptará documentos presentados personalmente en el Consulado.

Los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores están encargados de presentar y retirar los documentos ante la Sección Consular de la Embajada de Costa Rica en China. El solicitante podrá retirar el documento legalizado en la Oficina de Legalización del Departamento Consular del Ministerio de Relaciones Exteriores de China o en las oficinas autorizadas en cada provincia y ciudad, una vez que todo el proceso haya terminado.

Paso 4

Finalmente, el solicitante por cuenta propia necesita enviar el documento legalizado a Costa Rica, y pagar los gastos necesarios. Una vez que los documentos legalizados lleguen a Costa Rica, el solicitante deberá presentarlos al Departamento de Autenticaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto de Costa Rica para autenticar las firmas de los funcionarios consulares de Costa Rica.

Tiempo necesario para el trámite de legalización

Debido a que los departamentos relacionados de los dos países necesitan realizar el trabajo en coordinación, normalmente el proceso de legalización tarda alrededor de un mes. Para la parte de legalización que le corresponde a la Sección Consular de la Embajada de Costa Rica la duración es aproximadamente dos semanas. El tiempo para el trámite de legalización podrá ampliarse o reducirse dependiendo de los factores como la carga de trabajo de la Sección Consular.

Se recomienda iniciar los trámites de legalización lo más antes posible, especialmente en el caso de que se necesita completar el proceso dentro de un plazo límite.

Costo

El costo de la legalización para la Sección Consular de la Embajada de Costa Rica en China es de 276 RMB por cada documento, que es recaudado por el Ministerio de Relaciones Exteriores de China o las oficinas autorizadas que ubican en cada provincia y ciudad.

Apostilla del Convenio de la Haya (APOSTILLE)

Costa Rica es parte del “Convenio de la Haya sobre la Apostilla”, a partir del día 14 del diciembre de 2011. Los documentos emitidos por la Región Administrativa Especial de Hong Kong y Macao, podrán utilizar directamente los documentos apostillados en Costa Rica, por lo que no deben realizar el trámite de legalización en la Embajada o Consulado.

Favor de consultar los procedimientos de apostilla a los departamentos relacionados de Hong Kong y Macao, la Sección Consular de la Embajada de Costa Rica no maneja esta información.

Atención: Los documentos emitidos en las provincias y municipios fuera de las Regiones Administrativas Especiales de Hong Kong y Macao NO pueden ser apostillados y  requieren ser legalizados.

Legalización de documentos para la continuación o convalidación de estudios o títulos universitarios para estudiantes costarricenses

En el caso de los estudiantes costarricenses becados por el Gobierno Chino que deben legalizar los documentos académicos como el título o diploma de la Universidad, el trámite que se realiza por parte del Consulado de Costa Rica en China no tiene costo.

En el caso de los estudiantes regulares que estudian en China y requieren legalizar los documentos académicos como el título o diploma de la Universidad, el trámite cuesta $10 por cada documento en el Consulado de Costa Rica en China.

Paso 1 

El solicitante necesita presentar el documento a una Notaría Pública de China para notarizarlo y traducirlo al español.

Debido a que China cuenta con un vasto territorio y un gran número de notarios, la Sección Consular de la Embajada de Costa Rica no cuenta con la lista de todas las notarías públicas de China. El solicitante debe buscar y escoger la Notaría Pública más cercana y los servicios notariales. El solicitante podrá visitar a la página web del Buró de Justicia de cada provincia o ciudad para encontrar la lista de las Notarías Públicas. La Sección Consular de la Embajada de Costa Rica en China no interferirá en este proceso.

Paso 2

Después de terminar los procesos en la Notaría Pública, el solicitante debe presentar el documento notarizado a la Oficina de Legalización del Departamento Consular del Ministerio de Relaciones Exteriores de China para legalizarlo solamente por la parte de la Cancillería China. Este proceso se puede realizar en las oficinas autorizadas por el Ministerio de Relaciones Exteriores de China ubicadas en cada provincia o ciudad. Podrá encontrar más información y la lista de todas oficinas autorizadas en la página web del Ministerio de Relaciones Exteriores de China.  http://cs.mfa.gov.cn/wgrlh/lsrz/lsrzjjs/

Atención: Cuando realice este trámite el solicitante tiene que indicar a la Cancillería China o las oficinas autorizadas que sólo necesita la legalización por la Cancillería China. Cuando obtenga los documentos legalizados por el Ministerio de Relaciones Exteriores el solicitante tramitará personalmente la legalización ante la Embajada de Costa Rica en China. Si el solicitante no indica esto claramente a la Cancillería China o las oficinas autorizadas, el trámite entrará automáticamente al proceso general, y los documentos se presentarán a la Embajada por la Cancillería China y se cobrará el costo completo. En este caso el solicitante no gozará del trámite gratuito por la parte del Consulado de Costa Rica.

Paso 3

Cuando tenga los documentos legalizados por el Ministerio de Relaciones Exteriores el solicitante podrá llamar al teléfono al 010-65324157 ext 807 para coordinar una cita con el Consulado de Costa Rica. Los estudiantes costarricenses tienen deben venir al Consulado personalmente para legalizar sus documentos. Normalmente podrá retirar los documentos legalizados el mismo día.

El día de la cita el solicitante debe presentar al Consulado los siguientes documentos:

a, pasaporte y cédula, originales y copias

b, carnet de estudiante original y copia

c, los documentos legalizados por el Ministerio de Relaciones Exteriores de China que deben ser legalizados en el Consulado de Costa Rica en China.

Nota: Si el interesado requiere hacer este trámite ante el Consulado de Costa Rica en Shanghai, favor de llamar al Consulado de Costa Rica en Shanghai (Tel 021-62898368) para consultar los procesos.

Legalización vía tercer país/parte

La legalización de un documento por medio de un tercer país se realiza cuando éste es emitido por autoridades de un país (en lo sucesivo denominado país A), en el cual Costa Rica no tiene representación diplomática ni consular. El procedimiento que debe seguirse es el siguiente:

Paso 1

El interesado debe escoger un país de su conveniencia (que tome en cuenta distancias, costos y facilidades para la realización del trámite) como país intermediario o “tercer país” (en lo sucesivo denominado país C), el cual debe tener representación diplomática o consular en la nación que expide el documento (país A). Costa Rica debe contar, asimismo, con una sede diplomática o consular en esa nación elegida como intermediaria o “tercer país” (país C ).

Paso 2

El documento tiene que notarizarlo por un notario del país A y adjuntar la traducción al español. Después debe presentar el documento notarizado al Ministerio de Relaciones Exteriores del País A, y la Embajada o Consulado del país C en el País A para legalizarlo.

Paso 3

El interesado debe llevar el documento al territorio del país C, y presentar al Ministerio de Relaciones Exteriores del país C. Luego debe presentarlo a la Embajada o Consulado de Costa Rica en el país C para legalizarlo.

Paso 4

Por último, el documento se presenta en el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto de Costa Rica para su legalización final.

Nota: Es importante recordar que la persona interesada es quien debe escoger el tercer país, de acuerdo con su conveniencia para el trámite. Le corresponde, además, comunicarse con la representación diplomática o consular del tercer país seleccionado en el país donde se emitió el documento, con el fin de confirmar si, efectivamente, ellos realizan dicho trámite (o si ellos prestan dicho servicio o si proceden a legalizar dichos documentos). Lo anterior por cuanto algunos países no aceptan legalizaciones vía tercer país (por ejemplo, China no legaliza documentos de un tercer país, por lo que no puede ser escogido como país intermediario).

Los documentos emitidos por la región de Taiwán deben de acatar los procesos de legalización vía tercera parte mencionados anteriormente.

General procedure of legalization of documents:

Step 1

The applicant needs to present the document to a Public Notary of China to notarize it and translate it officially into Spanish.

Due to the vast territory of China and its large number of notaries, the Consular Section of the Embassy of Costa Rica does not have the list of all public notaries in China. The applicant must search and choose the nearest Public Notary. The applicant can visit the website of the Bureau of Justice of each province or city to find the list of Public Notaries. The Consular Section of the Embassy of Costa Rica in China does not interfere in this process.

The certificates of free sale, Certificate of Product Technology, among other commercial documents, can also be authenticated by the Chinese Council for the Promotion of International Trade (CCPIT). You should also attach the translation into Spanish. For more information, please consult the CCPIT directly.

Step 2

After completing the processes in the Public Notary, the applicant must present the notarized document to the Legalization Office of the Consular Department of the Ministry of Foreign Affairs of China to legalize it. This process can be carried out in the offices authorized by the Ministry of Foreign Affairs of China (Foreign Affairs Office) located in each province or city.

You can find more information and the list of all authorized offices on the website of the Ministry of Foreign Affairs of China. http://cs.mfa.gov.cn/wgrlh/lsrz/lsrzjjs/

Step 3

The documents will be sent to the Consular Section of the Embassy of Costa Rica in China through the Ministry of Foreign Affairs to follow the processes. The Consular Section of the Embassy will NOT accept documents presented personally at the Consulate.

The officials of the Ministry of Foreign Affairs are in charge of presenting and withdrawing the documents at the Consular Section of the Embassy of Costa Rica in China. The applicant may withdraw the legalized document at the Legalization Office of the Consular Department of the Ministry of Foreign Affairs of China or at the authorized offices in each province and city, once the entire process has been completed.

Step 4

Finally, the applicant needs to send the legalized document to Costa Rica by his own mean, and pay the necessary expenses. Once the legalized documents arrive in Costa Rica, the applicant must present them to the Authentication Department of the Ministry of Foreign Affairs of Costa Rica to authenticate the signatures of Costa Rican consular officials.

Time required for the legalization process:

Because the two departments of both countries need have to work in coordination, normally the legalization process takes about a month. For the part of legalization that corresponds to the Consular Section of the Embassy of Costa Rica, the duration is approximately two weeks. The time for the legalization process may be extended or reduced depending on factors such as the workload of the Consular Section.

It is recommended to initiate legalization procedures as soon as possible, especially in the case that you need to complete the process within a deadline.

Cost:

The cost of legalization for the Consular Section of the Embassy of Costa Rica in China is RMB 276 for each document, which is collected by the Ministry of Foreign Affairs of China or the authorized offices located in each province and city.

 

Apostille of the Hague Convention (APOSTILLE)

Costa Rica is part of the «Hague Convention on the Apostille» from December 14, 2011. Documents issued by the Special Administrative Region of Hong Kong and Macao, can directly use the apostille documents in Costa Rica, so they should not do the process of legalization in the Embassy or Consulate.

Please consult the apostille procedures to the related departments of Hong Kong and Macao, the Consular Section of the Embassy of Costa Rica does not handle this information.

Attention: The documents issued in the provinces and municipalities outside the Special Administrative Regions of Hong Kong and Macao can NOT be apostilled and require legalization.

Legalization of documents for the continuation or validation of studies or university degrees for Costa Rican students

In the case of Costa Rican students who have been granted scholarships by the Chinese Government that must legalize the academic documents such as the University diploma or diploma, the procedure that is carried out by the Costa Rican Consulate in China is free of charge.

In the case of regular students who study in China and require legalization of academic documents such as the University diploma, the procedure costs $ 10 for each document at the Costa Rican Consulate in China.

Step 1

The applicant needs to present the document to a Public Notary of China to notarize it and translate it into Spanish.

Because China has a vast territory and a large number of notaries, the Consular Section of the Embassy of Costa Rica does not have the list of all public notaries in China. The applicant must search and choose the nearest Public Notary and notarial services. The applicant can visit the website of the Bureau of Justice of each province or city to find the list of Public Notaries. The Consular Section of the Embassy of Costa Rica in China will not interfere in this process.

Step 2

After completing the processes in the Public Notary, the applicant must present the notarized document to the Legalization Office of the Consular Department of the Ministry of Foreign Affairs of China to legalize it only by the Chinese Foreign Ministry. This process can be done in the offices authorized by the Ministry of Foreign Affairs of China located in each province or city. You can find more information and the list of all authorized offices on the website of the Ministry of Foreign Affairs of China. http://cs.mfa.gov.cn/wgrlh/lsrz/lsrzjjs/

Attention: When carrying out this procedure the applicant must indicate to the Ministry of Foreign Affairs of China or the authorized offices that he only needs the legalization by the Ministry of Foreign Affairs of China. Once obtain the documents legalized by the Ministry of Foreign Affairs, the applicant should personally process the legalization before the Embassy of Costa Rica in China. If the applicant does not clearly indicate this to the Chinese Chancellery or the authorized offices, the procedure will automatically enter the general process, and the documents will be presented to the Embassy by the Ministry of Foreign Affairs of China and the full cost will be charged. In this case the applicant will not enjoy the free procedure by the Costa Rican Consulate.

Step 3

When the documents are legalized by the Ministry of Foreign Affairs, the applicant can call the telephone number 010-65324157 ext 807 to arrange an appointment with the Consulate of Costa Rica. Costa Rican students must come to the Consulate personally to legalize their documents. Normally, you can withdraw legalized documents on the same day.

On the day of the appointment, the applicant must present the following documents to the Consulate:

a, passport and identity card, originals and copies

b, original student card and copy

c, documents legalized by the Ministry of Foreign Affairs of China that must be legalized at the Consulate of Costa Rica in China.

Note: If the interested party needs to do this procedure before the Costa Rican Consulate in Shanghai, please call the Consulate of Costa Rica in Shanghai (Tel 021-62898368) to consult the processes.

Legalization via third country / part

The legalization of a document through a third country is done when it is issued by authorities of a country (hereinafter referred to as country A), in which Costa Rica has no diplomatic or consular representation. The procedure to be followed is as the following:

Step 1

The interested must choose a country of his convenience (which takes into account distances, costs and facilities for the completion of the procedure) as an intermediary country or «third country» (hereinafter referred to as country C), which must have diplomatic or consular representation in the nation that issues the document (country A). Costa Rica must also have a diplomatic or consular headquarters in that nation chosen as an intermediary or «third country» (country C).

Step 2

The document must be notarized by a notary from country A and attach the translation to Spanish. Then the applicant must present the notarized document to the Ministry of Foreign Affairs of Country A, and the Embassy or Consulate of country C in Country A to legalize it.

Step 3

The interested must take the document to the territory of country C, and present it to the Ministry of Foreign Affairs of country C. Then he must present it to the Embassy or Consulate of Costa Rica in country C to legalize it.

Step 4

Finally, the document is submitted to the Ministry of Foreign Affairs of Costa Rica for final legalization.

Note: It is important to remember that the user is the one who must choose the third country, according to their convenience for the process. It also its responsibility to communicate with the diplomatic or consular representation of the third country selected in the country where the document was issued, in order to confirm if, in effect, they carry out this procedure (or if they provide such service or if they proceed to legalize the said documents). Some countries do not accept legalizations via third countries (for example, China does not legalize documents from a third country, so it cannot be chosen as an intermediary country).

The documents issued by the Taiwan region must comply with the third-party legalization processes mentioned above.